Gérer votre temps et celui de votre équipe s’avère un point crucial pour le bon déroulement de l’activité de votre entreprise. A cet effet, l’agenda partagé sert d’instrument pour une organisation efficace du temps et des réunions au sein d’une organisation. Il s’agit d’un outil de management qui permet un gain de temps au quotidien.

Si vous cherchez plus de détails sur cet outil de management fondamental à toute entreprise notamment au cours de notre ère digitale, lisez cet article. Il vous offre un guide complet sur le calendrier partagé et ses utilités différentes:

Qu’est-ce qu’un agenda partagé ? Quels sont ses avantages ? Ou encore quelles sont les meilleures applications pour un calendrier partagé ?  Commençons par une simple définition du calendrier partagé.

Qu’est-ce qu’un agenda partagé ?

 

Qu’est-ce qu’un agenda partagé ?

Agenda partagé: définition

Un agenda partagé, également appelé calendrier partagé, se définit comme le planning des activités générales de l’entreprise. D’une manière classique, ce calendrier se partage en ligne par le biais des logiciels présents sur internet ou en extranet. Par exemple, il s’agit de détailler les informations liées à un rendez-vous, une conférence ou à une réunion. Il précise donc l’objet, la date, l’heure et le lieu de l’événement et parfois même les invités.

 

Calendrier partagé: fonctionnement

L’utilisation d’un agenda partagé est à la fois simple et efficace. D’une part, il vous donne la possibilité de créer un calendrier spécifique à chacun de vos projets. Grâce à ses fonctionnalités intégrées, vous serez en mesure d’élaborer plusieurs plannings, puis de les partager avec les personnes concernées. Vous pouvez donc spécifier la date, l’heure, le lieu et l’objet pour chaque événement. Par la suite, la synchronisation des événements et des nouveautés avec les participants se fait d’une manière automatique et en temps réel. Vous n’aurez donc plus besoin d’envoyer un mail ou un message voire même de vous déplacer pour notifier chaque participant de la réunion. Il suffit que chaque membre vérifie les rendez-vous dans son calendrier individuel pour se rendre au meeting. Mieux encore, le calendrier partagé lui envoie des notifications pour lui faire souvenir d’une réunion.

 

Quels sont les avantages de l’agenda partagé?

Compte tenu de ses multiples avantages, l’agenda partagé est un outil puissant au sein d’une organisation. Son principal avantage consiste en la simplification de la communication entre les membres de l’équipe. D’une part, vous serez capable de coordonner les réunions et les conférences en fonction de votre disponibilité et de celle de chaque membre de l’équipe. Vous n’avez donc plus à appeler chaque participant individuellement pour vous assurer de sa présence. D’autre part, lorsque chacun connaît ses tâches et celles des autres, toute l’équipe sera dirigée vers une même vision stratégique.

De plus, l’organisation interne au sein de l’entreprise sera également plus efficace. En ayant la capacité de consulter le calendrier partagé à chaque instant, chaque collaborateur sera informé des mises à jour et des nouveautés en temps réel. De même, en recourant à un Multi planning, il est plus simple de faire passer les informations. En effet, chaque membre de l’équipe est à même d’écrire des remarques ou des propositions pour chaque événement intégré dans le calendrier.

Par ailleurs, passer à côté d’un événement clé de la vie de l’entreprise peut avoir des impacts importants et même des conséquences néfastes pour les activités. A cet effet, l’agenda partagé vous garantit que vous n’allez rien oublier ainsi que votre équipe. De plus, avec la présence des agendas digitalisés, il est désormais possible d’accéder à son planning à n’importe quel moment en tout lieu et depuis plusieurs logiciels. Vous ne risquez donc plus jamais l’absence à une réunion importante ou d’avoir deux événements qui se chevauchent.

Par ailleurs, en partageant le calendrier avec vos équipes, vous gagnez du temps précieux et vous optimisez donc la productivité ainsi que le rendement de vos employés.

 

Calendrier partagé: les meilleurs applications

Un agenda manuscrit peut avoir ses inconvénients. Par exemple, vous devez à chaque fois feuilleter vos pages pour vous rendre compte d’une réunion programmée ou vérifier une information précise. Un calendrier partagé en ligne à l’avantage de vous faire gagner du temps en programmant l’envoi de notifications. Dans ce qui suit, je vous propose une liste non exhaustive des applications et logiciels que vous pouvez utiliser pour une gestion efficace des réunions.

 

Google calendar: le premier sur la liste

Google calendar - Vision Stratégique

L’un des logiciels de gestion de temps le plus populaire est l’application de Google: Google Agenda ou Google Calendar en anglais. Bien qu’il soit gratuit, ce calendrier vous propose plusieurs fonctionnalités utiles qui vous permettent de créer et éditer vos événements et vos tâches en toute facilité. De plus, le calendrier est accessible depuis n’importe quel navigateur web et téléchargeable sur votre mobile. Il est même possible d’utiliser certaines fonctionnalités sans connexion internet.

 

Outlook Agenda: l’alternative Microsoft

Le principal concurrent de Google Agenda est le logiciel Outlook Agenda. Il s’agit d’une application de gestion de temps créée par Microsoft se caractérisant par son ergonomie et la facilité de son utilisation. Elle sert d’outil de création des rendez-vous et d’organisation des événements.  De plus, elle rend plus simple le partage des calendriers entre les membres d’un groupe de travail pour une efficacité organisationnelle hors norme.

Notion: un des outils les plus hypes du moment

Notion est un outil collaboratif de gestion de temps complet et intuitif qui compte déjà plus d’un million d’utilisateurs. Son interface ergonomique permet de rédiger des prises de notes et de créer des to-do-lists et des calendriers partagés. Vous pouvez donc répartir les tâches d’un projet entre l’équipe en précisant le deadline et les personnes concernées. Le principal avantage de cet espace collaboratif est qu’il vous donne une flexibilité exceptionnelle grâce à ses multiples fonctionnalités.

Outils de management : les 20 outils indispensables du manager

Pour résumer

Vous l’avez compris: l’agenda partagé est un support de gestion de temps et de prise de rendez-vous efficace pour vous et pour l’ensemble de votre équipe. Il s’agit d’un instrument qui permet d’optimiser l’organisation interne entre les collaborateurs. De plus, il facilite la communication et la coordination des réunions. Pour ce faire, les logiciels et les applications se multiplient: Google Calendar, Notion, Outlook Agenda et plus encore. Vous êtes à la recherche d’autres outils managériaux ? Consultez cet article proposant une liste des différents outils de management fondamentaux à un manager.

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