Maintenant que vous êtes arrivé à la phase de gestion des tâches projet, vous vous trouvez à la recherche de conseils pertinents pour élaborer une planification idéale des tâches de votre activité ? Ou peut-être, vous voulez plutôt enrichir vos connaissances en termes de méthodes et outils de planification des tâches tels que le Mind Mapping ou encore la matrice d’EisenHower ? Si tel est le cas, vous êtes au bon endroit !

Dans cet article, je partage avec vous les étapes pour bien planifier la liste des tâches de votre projet ainsi que l’ensemble des outils et méthodes indispensables pour y parvenir.

Qu’est-ce que la planification des tâches d’un projet ?

 

Définition de la planification des tâches

 

La planification consiste à l’identification puis à l’ordonnancement de l’ensemble des tâches nécessaires pour l’accomplissement optimal d’un projet. Pour chacune de ses tâches, il faudra ensuite estimer sa durée ainsi que les ressources clés pour sa réalisation.

Une gestion des tâches projet englobe 4 étapes, à savoir : l’identification des tâches, leur ordonnancement, leur planification dans le temps ainsi que la répartition optimale des ressources. Ces étapes entretiennent des interconnexions et des interdépendances. On peut, par exemple, opérer un ajustement dans la planification des tâches lors de l’étape de la répartition des ressources.

Pour une planification des tâches à la fois efficiente et efficace, il faut maîtriser parfaitement ces différents piliers : qualité, coût, délais, performance et risques.

S’il est vrai que combiner les divers aspects d’un projet d’envergure n’est pas facile, c’est toutefois indispensable pour la réussite de votre projet.

Assurez-vous donc d’offrir un produit fini de qualité dans les plus brefs délais, avec le moindre des ressources et dont le coût est le plus faible.

Un autre critère à prendre en considération est le choix des méthodes et outils de planification des tâches à utiliser. Il faut en effet les adapter par rapport aux objectifs et aux besoins des parties prenantes.

 

Pourquoi définir les tâches d’un projet ?

 

Bien planifier les tâches d’un projet est primordial pour réussir votre projet. Cela permet de :

  • Avoir une visibilité globale sur l’ensemble de projet.
  • Constituer une vision stratégique claire sur l’enchaînement du projet dans le temps.
  • Savoir bien répartir les ressources à chacune des tâches tenant en compte des besoins et la disponibilité des ressources.
  • Éviter les éventuels risques et contraintes du projet avant qu’ils ne surviennent.
  • Adapter les coûts du projet par rapport à votre enveloppe budgétaire.
  • Identifier la durée globale d’un projet.
  • Analyser les écarts entre le réel et le prévisionnel.
  • Formuler à la fois des hypothèses pessimistes et optimistes.
  • Hiérarchiser les tâches.

 

Comment définir les tâches d’un projet ?

 

Planification des tâches : Comment bien définir les tâches d’un projet ?

 

Après avoir bien assimilé la notion de planification des tâches et son importance, c’est désormais le temps de comprendre comment bien faire la définition des tâches de votre projet, n’est-ce pas ?

Voici les étapes :

Le découpage des tâches

Pour manger un petit morceau de pain, on doit le découper en des petites tranches avec nos dents pour pouvoir ensuite l’avaler. C’est exactement la même chose pour un projet, plus on segmente une activité en de petits bouts de tâche, plus il sera facile à l’accomplir au final.

Il est donc crucial de veiller à rendre les tâches plus abordables. Cela aide, d’une part à motiver votre équipe, à assurer la faisabilité du projet, mais également à obtenir une projection claire de celui-ci dans le temps, de façon transversale et systémique.  Essayez de faire un découpage clair ou il y a une précision des contours de chaque unité de projet. Ceci est d’autant important afin de ne pas compliquer la tâche de celui à qui elle est confiée.

 

L’ordonnancement des tâches

 

Il s’agit au cours de cette étape de prioriser les tâches selon leur ordre d’importance, leur priorité et/ou leur urgence. Faites donc ordonnancer votre liste dans le temps, préciser celles qui se font parallèlement et au contraire celles qui doivent être traitées l’une après l’autre

 

La planification des tâches

 

Vous avez bien ordonnancé l’ensemble des tâches ? Procédez maintenant à leur planification ! Pour ce faire, répartissez-les sur la période intégrante de votre projet d’une manière à avoir la durée la plus courte possible. Utilisez des outils pour assurer une planification à la fois efficace et pertinente. J’en cite quelques-uns ci-après.

Lire aussi – Comment faire un planning projet efficace ?

 

L’allocation des ressources

 

A chaque tâche, correspond ses besoins en ressources. Faites donc une répartition optimale des ressources à votre disposition afin de minimiser les coûts totaux d’un projet.

 

Quels sont les meilleurs outils de planification des tâches ?

 

Le Mind Mapping

 

Carte heuristique pour faire le Mind Mapping

Appelé aussi carte mentale ou carte des idées, cette méthode permet d’organiser vos idées à l’aide d’un schéma permettant de lier les différentes notions autour d’un sujet central. Un chef de projet peut seul ou avec son équipe, définir les tâches, les risques ou les contraintes d’un projet. Il s’agit de représenter les tâches centrales, puis de développer les tâches secondaires pour une organisation de travail déclinée et efficace.

 

Le Work BreakDown Structure (WBS)

 

Le Work BreakDown Structure (WBS)

Exemple d’un Work BreakDown Structure (WBS) pour un projet de vélo personnalisé

L’organigramme des tâches du projet (OTP) est l’une des méthodes les plus utilisées pour la gestion des tâches projet. L’organigramme de projet est une sorte de décomposition hiérarchique du projet en unités gérables afin de pouvoir réaliser les objectifs d’un projet.

Il permet non seulement d’identifier les différentes tâches d’un livrable, mais également d’estimer le budget prévisionnel et les profils nécessaires pour chaque travail à effectuer.

 

La matrice d’EisenHower

 

La matrice d’EisenHower

Source : Pinterest

La matrice d’EisenHower est un outil de gestion de temps très pratique. Il s’agit de classer les tâches d’un projet en fonction de leur urgence et de leur importance.

Selon ce classement, vous obtiendrez 4 quadrants :

  • Le premier : inclue les tâches importantes mais non urgentes.
  • Le second : Ce sont les tâches à la fois importantes et urgentes.
  • Le troisième : Englobe les tâches urgentes et moins importantes.
  • Le quatrième : Correspond aux tâches non urgentes et non importantes, autrement dit, des tâches inutiles.

C’est à vous de prioriser les tâches des quadrants 1 et 2 et d’annuler les tâches du quadrant 4.

 

Le diagramme de PERT

 

Diagramme PERT

Source : Pinterest

Cet outil de planification des tâches aide à schématiser les liens existants entre les diverses tâches. A ceci s’ajoute leur durée ainsi que leur ordonnancement.

En ajoutant la méthode de chemin critique au diagramme de PERT, on obtient de plus la durée globale d’un projet ainsi que la marge de manœuvre de chaque tâche.

 

Le Diagramme de Gantt

 

Exemple de Diagramme de Gantt

Exemple de Diagramme de Gantt

A la fois pratique et simple à utiliser, cet outil de gestion des tâches facilite le suivi de l’avancement du projet grâce à une représentation graphique facilement visualisable.

Vous pouvez par la suite lier chacune des tâches à ses besoins en ressources, à sa durée afférente mais également aux tâches qui la précèdent et lui succèdent.

 

La méthode de la chaîne critique

 

Il faut savoir que la méthode de la chaîne critique diffère de la méthode du chemin critique. Elle est même conçue pour corriger les lacunes rencontrées dans cette dernière. En effet, elle ne prend pas en considération la disponibilité des ressources et les aléas possibles propres à chaque activité.

La méthode de la chaîne critique, quant à elle, considère les ressources disponibles, les éventuels risques ainsi que l’importance de la priorisation. Elle sert à rationaliser la durée des tâches et à gérer les conflits dûs au multi-tasking.

 

Une gestion de projet réussie requiert une gestion des tâches réussie

 

Que vous soyez un chef de projet ou un membre de l’équipe projet, il vous faut une maîtrise parfaite de l’étape de gestion et de suivi des tâches projet afin de garantir la satisfaction du maître d’ouvrage et par la suite votre expertise professionnelle dans la gestion de projet.

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