Étant assigné au rôle de chef de projet, vous voulez procéder à l’élaboration d’un diagramme de Gantt complet et efficace ? Celui-ci sert d’outil performant de planification qui permet de visualiser l’avancement des tâches d’un projet.

Je mets ici à votre disposition un guide complet sur cet outil de management. Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ? Pourquoi l’utiliser ?  Quels sont ses avantages et inconvénients ? Ou encore comment construire un tableau de Gantt ?

Pour une liste complète des outils de management nécessaires à un manager, rendez-vous sur mon article: Outils de management: les 20 outils indispensables du manager

Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?

 

Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?

 

Diagramme de Gantt: définition

 

Le diagramme de Gantt consiste en un outil simple et pratique permettant de planifier en détail un projet donné. Il a été inventé par Henry Laurence Gantt, un consultant américain en management, afin d’améliorer l’organisation des entreprises.

En complément d’un diagramme de PERT, cet outil offre une vue d’ensemble des tâches d’un projet en temps réel. D’ailleurs, il sert à suivre l’évolution d’un projet et l’état d’avancement des tâches associées.

De plus, il permet de répartir les tâches sur l’ensemble des personnes concernées par le projet. Plus encore, il nous précise la date de début et de fin de chaque tâche. (et donc la durée à respecter). Il s’agit donc d’un outil de communication indirecte entre les membres d’une équipe.

Lire aussi : Les outils de communication professionnelle: le Top 10

 

Quelles sont les composantes d’un tableau de Gantt ?

 

Au vu de sa raison d’être, un diagramme de Gantt doit contenir certains éléments indispensables:

  • Les tâches nécessaires pour l’accomplissement d’un projet (grâce à un découpage de projet par la méthode WBS)
  • La date de début et de fin de chaque tâche
  • La durée d’un projet
  • Les personnes concernées par chaque tâche
  • La liaison et l’ordonnancement entre les tâches

Découvrez : Comment construire son tableau de bord projet ?

 

Pourquoi faire un diagramme de Gantt ?

 

Pourquoi faire un diagramme de Gantt ?

 

Nombreuses sont les utilités d’un diagramme de Gantt. Cet outil de planification s’adapte à tout type de projet, quels que soient sa taille et son domaine d’activité. Dans ce qui suit, je vous liste ses diverses fonctionnalités.

  • Une planification complète des tâches: un tableau de Gantt sert à planifier l’ensemble des tâches d’un projet accompagnées de leur date d’échéance. Il permet donc de visualiser toutes les activités à réaliser et la durée prévue de chacune. D’autre part, il sert à démontrer toute superposition possible entre les différentes tâches afin de déterminer quelles sont les activités qui se déroulent en même temps.
  • Une meilleure organisation du travail: le planning de Gantt offre une gestion de travail davantage organisée. Il permet de mieux gérer les priorités et l’ordonnancement des tâches. De plus, il aide à organiser les tâches en urgence, à prioriser les activités importantes et à prédire les éventuels retards.

 

  • Une communication souple et facile: le tableau de Gantt est avant tout un outil de communication indirecte entre les membres de l’équipe. Il simplifie donc la compréhension de l’avancement des tâches. En effet, chaque personne est en mesure de suivre l’avancement des tâches des autres membres afin de savoir quand c’est à elle de commencer son activité. Il permet aussi de signaler à l’aide d’un code couleur quelques points critiques (une tâche retardée, un retard dans les délais, une nouvelle tâche imprévue etc.)

 

Comment faire un diagramme de Gantt ?

 

Comment faire un diagramme de Gantt ?

 

Afin de mieux concevoir votre tableau de Gantt, je vous dévoile une démarche de 4 étapes. C’est parti !

 

Découper les tâches

 

La première étape indispensable pour la création d’un diagramme de Gantt consiste en le découpage des tâches du projet. Il s’agit de lister les différentes activités et sous-activités que constituent un projet quelconque. Pour ce faire, il faut tout d’abord procéder à l’élaboration d’un organigramme des tâches. (Work Breakdown Structure). Autrement dit, de découper le projet en éléments plus petits et donc plus faciles à gérer. Écrivez donc toutes les tâches nécessaires à l’aboutissement du projet ainsi que l’estimation de durée pour chacune.

Par exemple, si votre projet consiste en le lancement d’un nouveau produit, l’une des activités primordiales est “La commercialisation”. Vous pouvez décomposer cette activité comme suit:

  • Définir la gamme de produit
  • Préparer un fichier de prospects
  • Réaliser la communication commerciale
  • Identifier le réseau de distribution

 

Lister les dépendances entre les tâches

 

L’étape suivante consiste en l’identification des dépendances entre les diverses tâches. Autrement dit, il s’agit de préciser quelles sont les tâches dont une activité dépend pour qu’elle soit réalisée. Souvent, on ne peut pas commencer une tâche si la tâche qui la précède n’a pas été encore achevée. Veillez donc à élaborer l’ordonnancement des activités en se demandant pour chaque tâche: quelle est la tâche précédant ou succédant à celle-ci ? Puis, dressez un schéma des liaisons présentant les dépendances entre les tâches.

 

Mettre en oeuvre un échéancier du projet

 

Une fois que la liste des dépendances entre les tâches est prête, il est temps de mettre en place un échéancier du projet. Il s’agit de se demander: quelle est la durée don’t vous disposez pour la réalisation du projet ? Considérez une marge de manœuvre au cas où le projet subit un retard. Pour bien estimer la durée de projet, une manière de faire est de revoir votre historique des projets antérieurs. De plus, tout au long de l’avancement des tâches, il est important de suivre le temps utilisé pour procéder à des ajustements. Si une tâche connait un retard, assurez-vous que ceci ne se répercute pas sur la durée finale du projet.

 

Répartir les tâches aux membres de l’équipe

 

Fort de votre échéancier du projet, vous devez maintenant procéder à une répartition des tâches sur les différents membres de l’équipe. Pour bien assigner les rôles, considérez les points forts et faibles de chacun. Quelle est l’activité dont chacun excelle ?

Pour avoir une idée réelle des compétences de chaque individu, consultez sa performance dans les projets précédents, ses diplômes et certifications, ainsi que sa personnalité. Il est également crucial de prendre en considération le temps à disposition de chaque membre. S’il est déjà impliqué dans un autre projet, sachez qu’il n’aura peut-être pas le temps nécessaire pour accomplir la tâche dans la durée estimée.

Découvrez nos guides des outils phares de management :

 

Pour conclure

 

Diagramme de Gantt - Vision Stratégique

 

En résumé, le diagramme de Gantt constitue un outil excellent qui a fait ses preuves en matière de gestion de projet. Il permet une visualisation en un clin d’œil de l’avancement des différentes tâches d’un projet. D’ailleurs, il s’agit d’un planning complet qui a l’avantage de présenter la date de début et de fin de chaque tâche associée à celui-ci.

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