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Gestion de projet : comment construire son tableau de bord projet ?

Comment construire son tableau de bord projet - par Mohamed Ali Bouharb

Comment construire son tableau de bord projet - par Mohamed Ali Bouharb

Nul ne peut nier l’impact d’un tableau de bord projet sur la productivité et la rentabilité d’un projet. Sa production régulière s’avère, en effet, un point majeur pour tout chef de projet souhaitant améliorer la performance de son activité. Afin de vous faciliter la tâche, je vous livre les atouts d’un tableau de bord projet, les étapes à suivre pour concevoir cet outil avec pleine efficacité ainsi que les indicateurs à choisir pour un pilotage de projet optimal.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord projet ?

 

Tableau de bord : définition

 

Le tableau de bord projet ou encore le “Dashboard” est un outil de synthèse qui permet de piloter l’avancement d’un projet d’une manière proactive. A l’aide d’une multitude d’indicateurs et métriques pertinents, ce support synthétique facilite l’analyse et le suivi régulier d’un projet donné. Plus encore, il sert d’outil décisionnel afin de prendre les décisions adéquates et rationnelles à partir des résultats de prévisions et de contrôle.

 

A quoi sert un tableau de bord de projet ?

 

Innombrables sont les utilités et usages d’un tableau de bord projet. Il sert à :

 

Les types de tableau de bord

 

 

Selon sa finalité, on distingue plusieurs types de tableaux de bord :

Le pilotage opérationnel : lorsque la finalité est le pilotage opérationnel, vous devez miser sur un tableau de bord permettant de mettre en place un plan d’action des différentes tâches opérationnelles et de recourir à des corrections si la situation le demande.

Le pilotage stratégique: dans ce cas, le chef de projet doit élaborer un tableau de bord qui aide à visualiser la vision globale du projet et l’avancement de son activité. Avec ce tableau, la prise de décision devient plus facile pour le chef de projet comme pour les parties prenantes.

L’analyse de données: pour faire une analyse de données efficace, optez pour un tableau de bord permettant une visualisation claire des chiffres et qui vous aidera à analyser les différentes causes des aléas.

Découvrez : Les 20 outils indispensables du manager

 

Quels indicateurs projet choisir ?

 

Les indicateurs changent d’un projet à un autre. C’est au chef de projet de décider quant aux métriques qu’il doit inclure dans son tableau de bord pour une gestion de projet réussie. Ce choix se fait généralement selon le type et la finalité de projet. D’ailleurs, un tableau de bord repose dans la majorité des cas sur ces notions : coût, qualité, budget, délais, risques et performance.

Voici quelques exemples d’indicateurs :

Lire aussi – Planification des tâches: comment bien définir les tâches d’un projet ?

 

Comment élaborer un tableau de bord projet ?

 

Il est vrai qu’il n’existe pas de démarche type. Car à chaque chef de projet sa propre démarche dans la mise en place d’un tableau de bord. Je vous propose tout de même un cheminement logique pour élaborer votre tableau de bord, afin d’aboutir à des résultats performants.

Définir qui doit avoir quoi et quand ? Pour élaborer un tableau de bord projet

Déterminer les tableaux de bord dont vous avez besoin

 

N’ouvrez pas tout de suite votre Excel ! Il vous faudra tout d’abord déterminer le nombre de tableaux de bord dont vous aurez besoin. En effet, il est nécessaire de recourir à plusieurs tableaux de bord pour une bonne gestion de projet. Il faut donc adopter pour chaque cible et finalité, un tableau de bord projet spécifique. Ainsi, le chef de projet ne peut avoir le même tableau de bord que les membres de l’équipe. De même, ces derniers à leur tour ont un tableau de bord différent du tableau de bord des parties prenantes.

Regroupez les profils ayant des besoins identiques de prime abord. Puis, à l’aide d’un tableau, définissez pour chaque type de profil ses objectifs, ses besoins en informations, la périodicité de sa mise à jour et bien évidemment les indicateurs pertinents pour ce tableau de bord.

 

Préciser le contenu de chaque tableau de bord

 

Après avoir bien énuméré les divers indicateurs nécessaires pour chaque tableau de bord projet, précisez pour chacun les sources d’information, les différentes règles de calculs et la périodicité de mise à jour. Identifiez également le résultat du projet prévisionnel, optimiste et pessimiste.

Faites ensuite valider le tableau de bord par les différents destinataires.

 

Mettre en forme les données

 

Collectez les informations dans des exports CSV, des interfaces informatiques ou encore à l’aide d’une saisie manuelle. Procédez par la suite à la mise en forme des données dans le tableau de bord projet.

 

Créer le tableau de bord projet

 

Afin de créer votre tableau de bord projet, optez tout d’abord pour un logiciel de gestion de projet spécifique ou un tableur tels que Excel ou Google Sheets. Procédez ensuite à la sélection de votre mise en forme ergonomique qui favorise une bonne organisation des KPI.

Utilisez des couleurs et donnez à chacun une signification. Il est préférable d’adopter les significations universelles pour donner plus de sens aux chiffres : le rouge signifie, par exemple, urgence ou retard tandis que le vert signifie terminé ou réussi etc.

Enfin, placez les informations importantes en avant et utilisez des symboles pour l’interprétation des données.

 

Lancer la diffusion périodique du reporting

 

Faites valider les différents tableaux de bord par les destinataires et commencez la mise à jour régulière et le suivi en temps réel à travers un reporting.

 

Bonus : Nos conseils pour un tableau de bord efficace

 

 

Afin de garantir l’efficacité de votre tableau de bord projet, je partage avec vous une liste des points à prendre en considération lors de sa création:

Pour bien gérer votre projet, rendez-vous sur cet article, dictant les astuces et bonnes pratiques pour une gestion de projet réussie.

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