Maintenant que vous êtes assigné au rôle de chef de projet, vous vous demandez comment réussir la budgétisation d’un projet ? Si c’est le cas, je vous dévoile dans cet article une démarche en 7 étapes pour bien élaborer votre budget prévisionnel.

La budgétisation d’un projet constitue d’ailleurs une partie intégrante de la gestion de projet. Elle est la clé du succès de votre mission comme chef d’orchestre de votre équipe projet. En effet, la bonne estimation du coût de votre projet vous assure un retour sur investissement important. Plus encore, elle vous garantit que ce projet soit rentable et non pas une perte de temps et d’efforts.

Découvrons donc les différentes facettes de ce sujet d’envergure. En quoi consiste la budgétisation d’un projet ? Pourquoi l’estimation des coûts est-elle si importante ? Mais surtout, comment construire un budget prévisionnel du projet ?

Je vous ai dédié aussi une partie bonus sur quelques conseils à prendre en compte pour une budgétisation pertinente de projet.

C’est parti  !

En quoi consiste la budgétisation d’un projet ?

 

En quoi consiste la budgétisation d’un projet ?

La budgétisation : définition

La budgétisation consiste en une étape fondamentale de la gestion de tout projet. Il s’agit de préciser un budget prévisionnel qui permettra l’aboutissement à bien d’un projet. D’ailleurs, elle fait partie du management de budget de projet. Cette étape du processus désigne la planification, l’estimation, la budgétisation et le contrôle des coûts liés aux activités nécessaires à la réalisation du projet.

 

Pourquoi la gestion des coûts d’un projet est importante ?

L’estimation des coûts d’un projet est une étape cruciale de la gestion de projet. Pourquoi l’évaluation du budget est-elle si importante? En voici quelques raisons :

  • Une estimation des coûts pertinente vous permet, d’ores et déjà, de savoir si vous avez les ressources nécessaires pour l’élaboration du projet jusqu’à sa Si ce n’est pas le cas, il est important d’identifier les fonds auxquels vous pouvez recourir pour disposer du budget essentiel (investisseurs, partenaires, actionnaires etc…).
  • Grâce au calcul de l’écart entre les bénéfices et les coûts prévisionnels, vous serez en mesure d’évaluer la rentabilité d’un projet. Si l’écart n’est pas intéressant, il serait plus raisonnable de se résigner à l’idée de ne pas entamer le projet.
  • L’évaluation des coûts vous aide aussi à prendre les bonnes décisions et effectuer les meilleurs arbitrages. D’ailleurs, ceci se fait grâce à la prise en compte de plusieurs hypothèses d’actions tout en confrontant les ambitions à la réalité possible.

 

Comment construire un budget prévisionnel de projet ?

Comment construire un budget prévisionnel de projet ?

Séparer les coûts directs et les coûts indirects

Afin que la budgétisation d’un projet soit pertinente, il est important de différencier entre les coûts directs et les coûts indirects. D’une part, les coûts directs désigne les dépenses exclusivement liés au projet tels que:

  • Les charges d’exploitation (approvisionnement en matières premières, frais de transport, impôts et taxes)
  • Les coûts d’achat ou de location de matériel et d’équipements nécessaires au projet.
  • La rémunération des membres impliqués dans le projet.
  • Le coût des contrats avec des partenaires externes (consultants, sous-traitants etc.)
  • Les frais de logistique, de communication et de publicité liés au projet.

D’autre part, les coûts indirects constituent les frais non exclusifs à ce projet en particulier. Autrement dit, ce sont les coûts que vous payez, que le projet ait lieu ou pas. Ils englobent:

  • Le coût d’achat du matériel et fournitures générales.
  • Les salaires des employés dans les services transverses de l’entreprise (marketing, comptabilité, administration, finances etc.)
  • Le coût des services de sous-traitance et d’externalisation.
  • Les impôts et taxes associés.
  • Les charges financières incluant le montant des emprunts bancaires éventuels et les intérêts à payer.
  • Les autres charges diverses tels que les frais d’énergie, de loyers, de publicité etc.

 

Estimer les coûts pour chaque phase d’avancement de projet

Une fois que vous avez bien distingué coûts directs et indirects, il est temps d’estimer, en détail, les coûts de chaque phase d’avancement de projet. Sachez qu’au début, l’estimation des coûts n’est qu’approximative. En effet, au fil de l’évolution de projet, elle sera plus concrète et proche de la réalité. La définition d’un budget prévisionnel d’une manière très détaillée est une étape cruciale pour la validation de la pertinence d’un projet. Toutefois, notez bien qu’il est possible de recourir à des ajustements tout au long de l’avancement d’un projet.

 

Élaborer un suivi régulier du projet

Une fois que vous avez commencé la mise en œuvre du projet, il est essentiel de suivre ses revenus et dépenses réelles d’une manière régulière. Par la suite, faites une comparaison entre votre budget prévisionnel et votre budget réel pour prévoir les éventuelles modifications. Développez donc un système de gestion de projet vous permettant d’effectuer cette fonction.

 

Bien évaluer le temps consacré à chaque tâche

Comme vous le savez, time is money. L’évaluation de la durée nécessaire à chaque tâche intervient donc dans l’estimation du coût d’un projet. De ce fait, assurez-vous que l’estimation soit à la fois optimale et réaliste. Le fait d’être optimiste peut par exemple vous faire sous-estimer la durée de chaque tâche. Pour cela, pour mieux mesurer le temps nécessaire, basez-vous sur vos expériences passées. Prévoyez aussi un temps de marge au cas où des aléas s’imposent. Il est donc essentiel de suivre le temps passé sur chaque tâche en parallèle de l’avancement de projet.

 

Communiquer avec le client

La communication régulière avec le client est un point fondamental à ne pas négliger. Avant même d’entamer la mise en œuvre du projet, veillez à informer votre client de toutes les hypothèses possibles. Il doit également connaître les éventuelles contraintes et dépassements possibles de budget pouvant se dérouler au cours du lancement de projet. Pour cela, convenez et précisez ensemble une marge de tolérance pour tout budget ou travail additionnel. Par la suite, durant la mise en œuvre du projet, procédez régulièrement à un suivi du budget avec votre client.

 

Bonus: conseils pour une budgétisation d’un projet efficace

 

Avant de clôturer cet article, j’aimerais vous fournir quelques conseils et bonnes pratiques à considérer afin d’élaborer la budgétisation d’un projet avec soin et délicatesse.

  • Il est crucial d’estimer également votre retour sur investissement (ROI). Ceci est surtout recommandé lorsque vous avez notamment plusieurs projets à piloter puisqu’il sert à bien choisir le projet le plus rentable parmi ceux présents dans votre
  • La diversification des sources de financement est bénéfique afin que vous ne soyez dépendants vis-à-vis d’un seul investisseur. Recourez aussi à l’autofinancement pour une structure financière plus saine.
  • Un autre point important est la sollicitation des collaborateurs. Comme chef de projet, vous ne pouvez pas maîtriser tous les aspects financiers et comptables. Donc, afin d’obtenir une prévision plus correcte des dépenses, faites participer les différents départements pour mieux connaître leurs besoins en financement. Le comptable de votre entreprise est aussi là pour vous aider à comprendre certaines technicités de la composante comptable.

Cliquez sur une étoile pour la noter!

Note moyenne 4.3 / 5. Nombre de votes: 17

Aucun vote pour l'instant! Soyez le premier à noter ce message.

Articles Similaires
Kick off meeting: comment réussir sa réunion de lancement ?
Kick off meeting: comment réussir sa réunion de lancement - par Mohamed-Ali Bouharb

Vous êtes assigné à un rôle de chef de projet ? Pour réussir votre mission, il est important de se Lire plus

Comment réussir son projet : astuces et bonnes pratiques en gestion de projet
Comment réussir son projet - par Mohamed-Ali Bouharb

Le dépassement du budget, un retard dans la livraison ou encore un produit ne répondant pas aux critères de qualité Lire plus

Motiver son équipe : conseils et bonnes pratiques
Comment motiver une équipe de travail - par Mohamed-Ali Bouharb

L’équipe est, sans conteste, la base de tout projet. C’est elle qui engendrera sa réussite, ou au contraire son échec. Lire plus

Gestion de projet : comment construire son tableau de bord projet ?
Comment construire son tableau de bord projet - par Mohamed Ali Bouharb

Nul ne peut nier l’impact d’un tableau de bord projet sur la productivité et la rentabilité d’un projet. Sa production Lire plus